Tóm tắt Tuân thủ dành cho Đơn vị Kiểm duyệt (Google Play & Apple App Store)
Tài liệu này là cam kết bảo vệ dữ liệu chính thức của Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics LSS dành cho người dùng Hệ sinh thái CMS (Logistics Cost Management System), bao gồm bản Web và Ứng dụng Di động LSS LCMS Mobile. Ứng dụng tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:
Chỉ thu thập khi tài xế bắt đầu chặng vận chuyển (Leg/Movement) nhằm đối soát chi phí lộ trình và bảo đảm tiến độ. Tuyệt đối không theo dõi ngầm ngoài giờ làm việc.
Chỉ dùng để quét mã vận đơn (HAWB/MAWB) và chụp ảnh chứng từ giao nhận (POD)/hóa đơn hiện trường. Không truy cập thư viện ảnh cá nhân trái phép.
Chỉ xác thực an toàn cục bộ trên thiết bị qua Secure Enclave/Android Keystore. Không bao giờ gửi hay lưu dữ liệu khuôn mặt/vân tay trên máy chủ.
Hỗ trợ đầy đủ quyền gửi yêu cầu xóa tài khoản trực tiếp trong ứng dụng di động hoặc qua email bảo mật. Xử lý vô hiệu hóa trong 07 ngày làm việc.
1Giới thiệu và Phạm vi áp dụng
Công ty Cổ phần Dịch vụ Logistics LSS ("LSS", "chúng tôi") là đơn vị phát triển và vận hành Hệ thống Quản lý Chi phí Logistics (Cost Management System — CMS / LCMS). Hệ thống được thiết kế nhằm phục vụ việc kiểm soát tài chính, dự toán và phân bổ chi phí, quản lý dòng tiền vận tải, đối soát chứng từ, quản lý công nợ nhà vận chuyển (AP) và công nợ khách hàng (AR).
Chính sách về Quyền riêng tư này áp dụng đối với tất cả cá nhân và tổ chức truy cập hoặc sử dụng các nền tảng thuộc hệ sinh thái CMS của LSS, bao gồm:
- Nền tảng Quản trị Web CMS: Truy cập tại địa chỉ
https://cms.lsslogistics.vndành cho Quản trị viên, Cán bộ Kiểm soát Tài chính, Kế toán Chi phí, Kế toán Doanh thu và Nhân viên Điều phối. - Ứng dụng Di động LSS LCMS Mobile: Được phân phối chính thức trên Google Play Store (dành cho thiết bị Android) và Apple App Store (dành cho thiết bị iOS), phục vụ Đội ngũ Tài xế, Điều phối viên hiện trường và Đại diện Đối tác vận chuyển.
Chúng tôi cam kết tôn trọng, bảo vệ toàn vẹn thông tin định danh cá nhân (PII) cũng như dữ liệu tài chính, nghiệp vụ vận tải của Quý khách hàng và Đối tác theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam (bao gồm Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân) và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế.
2Loại thông tin chúng tôi thu thập
Để cung cấp dịch vụ kiểm soát tài chính và quản lý chuỗi vận hành chính xác, chúng tôi chỉ thu thập các nhóm thông tin cần thiết tối thiểu cho nghiệp vụ, được phân nhóm cụ thể như sau:
| Nhóm thông tin | Dữ liệu chi tiết thu thập | Mục đích nghiệp vụ |
|---|---|---|
| Thông tin tài khoản & Định danh (PII) | Họ và tên, địa chỉ email công việc, số điện thoại, vai trò nghiệp vụ (Role), phòng ban / chi nhánh, ảnh đại diện tài khoản (nếu cung cấp). | Xác thực đăng nhập, phân quyền dữ liệu (Data Scope), định danh người tạo và người phê duyệt chi phí (Maker-Checker). |
| Dữ liệu vận hành & Chứng từ tài chính | Mã chuyến hàng, số vận đơn (HAWB/MAWB), ảnh chụp biên bản bàn giao (POD), hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu chi phụ phí, cước đường bộ, phiếu xăng dầu. | Thực hiện đối soát ba bên (Matching), ghi nhận chi phí thực tế (Actual Cost), kiểm soát công nợ phải trả/phải thu (AP/AR). |
| Nhật ký hoạt động (Audit Trail) | Địa chỉ IP, dấu thời gian thực hiện thao tác, loại hành động (duyệt, từ chối, điều chỉnh giá cước, khóa sổ kỳ tài chính), thông tin thiết bị truy cập. | Kiểm toán độc lập, đảm bảo trách nhiệm giải trình, ngăn ngừa gian lận tài chính nội bộ theo nguyên tắc Phân tách nhiệm vụ (SoD). |
| Dữ liệu thiết bị di động | Mã định danh thiết bị ẩn danh (UUID), hệ điều hành (iOS / Android), phiên bản ứng dụng, trạng thái kết nối mạng. | Gửi thông báo đẩy (Push Notification) về trạng thái phê duyệt chi phí, cảnh báo sai lệch chứng từ và duy trì phiên làm việc an toàn. |
Dữ liệu định vị vị trí địa lý (GPS Tracking) — Dành riêng cho Ứng dụng Di động
Đối với tài xế và nhân sự vận hành sử dụng ứng dụng di động LSS LCMS Mobile, hệ thống có thể yêu cầu quyền truy cập vị trí địa lý (GPS). Chúng tôi áp dụng chính sách thu thập vị trí với các nguyên tắc minh bạch tuyệt đối:
- Chỉ thu thập khi đang trong nhiệm vụ: Hệ thống chỉ ghi nhận vị trí GPS khi tài xế chủ động bấm nút "Bắt đầu chặng vận chuyển" (Start Movement/Leg) và duy trì cho đến khi xác nhận "Hoàn tất giao hàng" (Complete Leg).
- Tuyệt đối không theo dõi ngoài giờ: Khi tài xế kết thúc chặng hoặc đăng xuất khỏi ứng dụng, toàn bộ tiến trình ghi nhận vị trí sẽ lập tức ngắt hoàn toàn. Ứng dụng không giám sát đời tư cá nhân của người lao động.
- Mục đích tài chính - vận hành: Vị trí được dùng để đối soát quãng đường thực tế di chuyển, xác thực việc đi qua các trạm thu phí BOT tương ứng với vé cước được yêu cầu thanh toán, phát hiện lộ trình bất thường và tính toán mức tiêu hao nhiên liệu định mức.
Quyền truy cập phần cứng trên thiết bị di động (Camera & Sinh trắc học)
- Quyền Camera: Cho phép người dùng quét nhanh mã vạch (Barcode / QR Code) trên phiếu gửi hàng, tem nhãn pallet hoặc chụp chứng từ giao nhận (biên bản bàn giao, hóa đơn trạm dừng nghỉ). Chúng tôi không bao giờ tự ý kích hoạt Camera khi không có sự tương tác trực tiếp của người dùng.
- Quyền Xác thực sinh trắc học (Face ID / Vân tay): Cho phép đăng nhập nhanh và ký xác nhận điện tử trước khi gửi duyệt các khoản chi lớn. Cơ chế này được xử lý hoàn toàn nội bộ trên phần cứng an toàn của điện thoại (Apple Secure Enclave hoặc Android Biometric Keystore). Máy chủ LSS không bao giờ tiếp cận, lưu trữ hoặc truyền tải dữ liệu khuôn mặt hay vân tay thô của người dùng.
3Mục đích sử dụng thông tin
Mọi thông tin được thu thập trong hệ sinh thái CMS LSS đều phục vụ cho các mục đích cụ thể, hợp pháp và được giới hạn chặt chẽ:
1. Xác thực và Phân quyền Data Scope
Đảm bảo mỗi người dùng chỉ nhìn thấy dữ liệu tài chính, giá cước và chứng từ nằm trong phạm vi được chỉ định theo đúng vai trò nghiệp vụ.
2. Kiểm soát chi phí chu trình khép kín
Theo dõi 3 trạng thái của dòng tiền vận tải: Dự toán ban đầu (Expected) → Xác nhận trung gian (Confirmed) → Thực tế phát sinh (Actual).
3. Đối soát tự động (Document Matching)
Khớp nối tự động giữa chứng từ gốc hiện trường, hóa đơn nhà cung cấp và số liệu hợp đồng cước nhằm loại bỏ sai lệch và ngăn chặn gian lận.
4. Tuân thủ chế độ Kế toán và Pháp lý
Lưu trữ và phục vụ việc lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế doanh nghiệp, kiểm toán độc lập theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam hiện hành.
4Phân quyền và Chia sẻ dữ liệu
Kiểm soát nội bộ theo nguyên tắc Maker-Checker & Phân tách nhiệm vụ (SoD)
Dữ liệu chỉ được truy cập nội bộ bởi nhân sự có thẩm quyền theo chính sách bảo mật đa tầng:
- Quản trị viên (Admin): Cấu hình hệ thống, quản lý danh mục và danh sách tài khoản; không can thiệp trái phép vào chứng từ kế toán đã khóa sổ.
- Kiểm soát tài chính & Kế toán (Controller / Accountant): Chỉ truy cập dữ liệu chứng từ, công nợ thuộc chi nhánh hoặc hợp đồng được giao phụ trách.
- Điều phối viên & Tài xế (Dispatcher / Driver): Chỉ tiếp cận thông tin vận đơn, điểm nhận/trả hàng và chi phí phụ cấp chặng được phân công, hoàn toàn không được quyền xem biên độ lợi nhuận hay doanh thu tổng của doanh nghiệp.
Chia sẻ với các đối tác kỹ thuật và cơ quan chức năng
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp giới hạn sau:
- Nhà cung cấp hạ tầng đám mây: Dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống máy chủ chuyên dụng được bảo vệ nghiêm ngặt, đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn an ninh mạng.
- Ngân hàng & Cổng thanh toán: Khi thực hiện các lệnh chi hộ / thanh toán tự động theo ủy thác hợp lệ từ phía doanh nghiệp người dùng.
- Yêu cầu pháp lý: Khi có văn bản yêu cầu chính thức, hợp pháp từ Cơ quan Thuế, Hải quan, Viện Kiểm sát hoặc Tòa án theo đúng trình tự pháp luật Việt Nam.
5Bảo mật và Lưu trữ dữ liệu (Data Security)
Hệ sinh thái CMS LSS triển khai đồng bộ các biện pháp an ninh kỹ thuật chuyên sâu:
Mã hóa khi truyền tải (In-Transit)
100% kết nối giữa Web/App và hệ thống máy chủ được mã hóa qua HTTPS bằng giao thức TLS 1.2 / TLS 1.3. Ứng dụng di động được trang bị cơ chế khóa chứng chỉ SSL (SSL Pinning) nhằm ngăn chặn triệt để các hình thức tấn công trung gian (Man-in-the-Middle).
Mã hóa khi lưu trữ (At-Rest)
Mật khẩu người dùng được băm (hash) bằng thuật toán an toàn một chiều chuẩn công nghiệp. Các thông tin tài chính nhạy cảm được mã hóa an toàn trong cơ sở dữ liệu chuyên biệt.
Cách ly dữ liệu đa người thuê (Tenant Isolation)
Mọi truy vấn dữ liệu, tác vụ nền và xử lý tích hợp đều được gắn thẻ và cách ly theo mã định danh doanh nghiệp. Tuyệt đối không xảy ra tình trạng rò rỉ dữ liệu chéo giữa các khách hàng tổ chức khác nhau.
Bảo mật phiên làm việc
Trình duyệt Web sử dụng cookie bảo mật với thuộc tính HttpOnly, Secure và SameSite để chống tấn công XSS. Ứng dụng di động lưu trữ token phiên trong phân vùng an toàn của phần cứng (iOS Keychain / Android Encrypted Storage).
Thời hạn lưu trữ dữ liệu
- Dữ liệu tài khoản cá nhân: Duy trì trong suốt thời gian tài khoản hoạt động và được xóa bỏ hoặc ẩn danh theo quy định khi có yêu cầu hủy tài khoản.
- Dữ liệu chứng từ tài chính & Hóa đơn: Lưu trữ tối thiểu theo quy định bắt buộc của Luật Kế toán Việt Nam (tối thiểu từ 05 đến 10 năm tùy nhóm chứng từ) nhằm phục vụ quyết toán thuế và thanh tra kiểm toán.
- Dữ liệu tọa độ GPS chi tiết: Được lưu trữ trong suốt thời gian chuyến hàng diễn ra. Sau khi hoàn tất đối soát và quyết toán tài chính chuyến xe, dữ liệu định vị chi tiết sẽ được nén và tổng hợp thành báo cáo hành trình tổng quan nhằm bảo vệ tối đa quyền riêng tư.
6Quyền của người dùng & Cơ chế Yêu cầu Xóa tài khoản
Nhằm tuân thủ các quy định khắt khe của Apple App Store Review Guidelines (Điều khoản 5.1.1) và Google Play Developer Policy (Data Safety & Account Deletion), chúng tôi trao cho Quý người dùng toàn quyền kiểm soát thông tin cá nhân của mình:
Các quyền lợi cơ bản của người dùng
- Quyền tra cứu và sao chép: Bạn có quyền xem lại thông tin hồ sơ tài khoản và lịch sử thao tác của mình trên hệ thống.
- Quyền chỉnh sửa: Bạn có quyền yêu cầu cập nhật, đính chính các thông tin định danh chưa chính xác.
- Quyền thu hồi quyền ứng dụng: Bạn có thể bật/tắt quyền truy cập Vị trí GPS, Camera, Thông báo đẩy bất kỳ lúc nào trong phần Cài đặt quyền riêng tư trên điện thoại.
Quy trình Yêu cầu Xóa tài khoản và Dữ liệu cá nhân (Account Deletion Request)
Khi người dùng không còn nhu cầu sử dụng hoặc chấm dứt hợp đồng lao động/hợp tác với doanh nghiệp, người dùng có quyền yêu cầu xóa bỏ tài khoản thông qua một trong hai hình thức thuận tiện sau:
Thực hiện trong Ứng dụng Di động LSS
- Mở ứng dụng LSS LCMS Mobile trên điện thoại.
- Vào tab Mô-đun (Modules) → Chọn Cài đặt & Hồ sơ cá nhân.
- Kéo xuống mục Bảo mật & Quyền riêng tư.
- Nhấn vào nút "Yêu cầu xóa tài khoản", nhập mật khẩu hiện tại để xác nhận.
Hệ thống sẽ ghi nhận và thực hiện vô hiệu hóa phiên làm việc ngay lập tức.
Gửi Thư điện tử đến Bộ phận Bảo mật
Gửi email từ chính địa chỉ email đã đăng ký tài khoản trong hệ thống đến:
privacy@lsslogistics.vn hoặc hotro@lsslogistics.vnTiêu đề: [Yêu cầu xóa tài khoản CMS LSS] - [Họ tên] - [Số điện thoại]
Nội dung: Nêu rõ email đăng ký, tên đơn vị trực thuộc và yêu cầu hủy kích hoạt tài khoản.
Thời gian xử lý và Quy định về Dữ liệu Kế toán Bắt buộc
- Thời hạn hoàn tất: Đội ngũ quản trị an ninh sẽ xác thực thông tin và tiến hành vô hiệu hóa, hủy bỏ liên kết dữ liệu trong vòng tối đa 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận yêu cầu hợp lệ.
- Lưu ý bắt buộc về quy chuẩn kế toán: Theo quy định của Luật Kế toán Việt Nam và Luật Quản lý Thuế, các hóa đơn, chứng từ tài chính, biên bản giao nhận đã ký duyệt và các giao dịch thanh toán mà người dùng đã từng thực hiện trong quá khứ không thể bị xóa bỏ hoàn toàn nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của sổ sách kế toán doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hệ thống sẽ thực hiện ẩn danh hóa (anonymization) toàn bộ thông tin cá nhân và ngắt kết nối vĩnh viễn tài khoản người dùng khỏi hệ thống.
7Cập nhật và Thay đổi chính sách
LSS có thể định kỳ cập nhật, điều chỉnh Chính sách về Quyền riêng tư này để phản ánh các cải tiến về tính năng kỹ thuật của hệ thống, bổ sung nghiệp vụ quản lý chi phí mới hoặc đáp ứng các thay đổi trong quy định pháp luật của cơ quan nhà nước.
Mọi thay đổi quan trọng sẽ được thông báo công khai trên trang chủ Web CMS (https://cms.lsslogistics.vn/privacy) và gửi thông báo trực tiếp qua ứng dụng di động trước khi chính sách mới chính thức có hiệu lực thi hành. Việc Quý khách tiếp tục sử dụng hệ thống sau ngày có hiệu lực đồng nghĩa với việc Quý khách đã hiểu rõ và đồng ý với các nội dung cập nhật đó.
8Thông tin liên hệ & Tiếp nhận khiếu nại
Nếu Quý người dùng có bất kỳ thắc mắc, đề xuất, hoặc yêu cầu giải quyết khiếu nại liên quan đến việc thu thập và bảo mật thông tin cá nhân, xin vui lòng liên hệ với Ban Bảo mật Dữ liệu LSS qua các kênh chính thức sau: